La gestion et l’organisation des espaces de travail

bureau et télétravail, quelles différences ?

Présentiel et télétravail : une organisation différente, mais complémentaire

Pour les entreprises et les salariés, la crise sanitaire a eu au moins un effet positif : elle a prouvé qu’une nouvelle organisation du travail était possible. Mais pour cela, il semble indispensable de repenser à la fois la gestion du télétravail et du travail en présentiel. L’enjeu ? Différencier ces deux modes d’organisation, tout en les rendant plus complémentaires, aussi bien dans un souci d’efficacité que de qualité de vie au travail (QVT).

 

Bureau et télétravail : deux espaces, deux organisations du travail

La période de confinement a démontré tous les avantages du travail à distance (gain de temps, plus grande flexibilité, etc.), mais aussi ses inconvénients (manque d’équipements adaptés, diminution des interactions sociales, etc.). Mais, surtout, elle nous a apporté un enseignement majeur : les outils et l’organisation du télétravail doivent être repensés. Bien que la grande majorité des salariés souhaitent continuer à travailler à distance, au moins ponctuellement, ils étaient également 44 % à confesser être dans une situation de détresse psychologique [1]. En cause ? Des conditions de télétravail loin d’être à la hauteur, notamment car les employeurs se sont toujours concentrés sur le présentiel et non sur le distanciel.

Si le télétravail était auparavant un choix personnel de confort, il tend progressivement à devenir la norme. Dans ces conditions, il convient donc de penser son fonctionnement différemment de celui du travail au bureau, ces deux organisations ne répondant pas aux mêmes enjeux, ni aux mêmes problématiques. En la matière, les entreprises peuvent se concentrer sur plusieurs leviers principaux : la qualité de l’espace de télétravail, la désirabilité de l’entreprise et la préservation du lien social.

Une organisation du télétravail plus qualitative et sociale

Comme nous l’avons abordé, une nouvelle gestion du travail à distance est nécessaire. Les problèmes d’ergonomie, l’absence de bureau au domicile et le manque d’équipements durant le confinement ont en effet prouvé que l’espace de télétravail n’assurait pas le confort des salariés. Pour y remédier, les employeurs peuvent agir de deux façons complémentaires :

  • L’optimisation du bureau à domicile : les installations de base dont dispose le salarié au bureau doivent aussi être présents à son domicile. L’entreprise peut ainsi encourager, voire même subventionner, l’équipement des télétravailleurs (bureau, chaise ergonomique, matériel informatique, téléphone professionnel, etc.) et l’adaptation de l’espace de travail (agencement de l’espace, solutions acoustiques, etc.). L’objectif ? Permettre aux télétravailleurs de bénéficier de la même qualité de vie au travail à leur domicile qu’au bureau.
  • La facilitation d’usage des tiers-lieux : en parallèle, l’employeur doit aussi encourager et faciliter l’usage de tiers-lieux (coworking, bureau mutualisé, etc.), principalement pour les salariés ne disposant pas d’un espace suffisant à leur domicile. L’enjeu ? Proposer aux travailleurs un troisième espace de travail (bureau, domicile et tiers-lieux) afin de leur offrir une nouvelle alternative selon leurs besoins et envies. Une politique qui peut notamment passer par des partenariats avec des espaces de coworking (tarif préférentiel, services inclus, etc.).

Mais le travail à distance durant le confinement a eu un autre revers : la perte du lien social. D’un point de vue humain, la gestion et l’organisation du télétravail doivent en effet être différentes de celles en présentiel. Dans le cas contraire, le manque d’interactions, la perte d’appartenance, voire même le désengagement risquent, à terme, de devenir une réalité. Une nécessité d’autant plus évidente que les nouvelles conditions « sociales » du distanciel peuvent être un levier de créativité, d’efficacité ou même de meilleure collaboration. Mais, pour l’employeur, cela impose plusieurs actions de fond, pouvant d’ailleurs être définies dans une charte du télétravail :

  • permettre aux salariés une rotation entre télétravail et présentiel qui s’adapte à leurs envies, aux événements imprévus et aux impératifs de l’entreprise ;
  • former les télétravailleurs aux outils numériques préservant le lien social (messagerie connectée, service de visioconférence, etc.) ;
  • former les managers à la gestion du télétravail (suivi des salariés, échanges quotidiens, évaluation du travail et des difficultés, etc.) ;
  • encadrer les conditions temporelles du télétravail pour préserver l’équilibre vie privée-vie professionnelle (horaires de disponibilité, droit à la déconnexion, etc.) ;
  • créer des rituels pour structurer la journée et éviter l’isolement (mail de connexion en début de journée, mail de déconnexion en fin de journée, visioconférences, etc.) ;
  • encourager les échanges informels entre collègues qui, au bureau, sont souvent une source d’idées nouvelles (visio « apéro », rencontres au sein d’un tiers-lieux, etc.).

 

Le bureau, un espace désirable, humain et utile

Si l’organisation du télétravail doit être repensée, il en va de même pour le travail en présentiel. Bien évidemment, la transformation de l’environnement de travail doit se faire au regard de la crise sanitaire actuelle (distanciation sociale, matériaux antimicrobiens, etc.). Mais, à plus long terme, l’enjeu sanitaire sera supplanté par d’autres impératifs. Le plus important ? Faire en sorte que le bureau apporte une plus-value tangible, justifiant la présence – au moins en partie – des salariés au sein de l’entreprise.

Dans cette optique, l’organisation du travail en présentiel doit avoir un objectif premier : faire du bureau un espace de rencontres, de collaboration et de créativité. Les salariés, principalement télétravailleurs, doivent concevoir l’entreprise comme un lieu où il est possible de retrouver son équipe et de travailler ensemble. Pour y parvenir, les employeurs peuvent jouer sur plusieurs tableaux :

  • Rendre l’espace de travail « désirable » : pour donner envie aux salariés de venir au bureau, il est nécessaire de lever tous les freins rencontrés actuellement. L’open space trop bruyant, le manque d’intimité, le bureau fermé trop individuel, les aménagements « froids » et peu confortables… autant d’éléments qui sont amenés à évoluer dans cette nouvelle organisation du travail en présentiel.
  • Se concentrer sur la QVT: la désirabilité des bureaux passe impérativement par une meilleure qualité de vie au travail. L’acoustique, les aménagements, la luminosité, la qualité de l’air, le climat social… autant de leviers pour assurer le bien-être des salariés en présentiel et, ainsi, encourager leur présence au sein de l’entreprise.
  • Favoriser les synergies : dans l’optique de faire de l’entreprise un lieu de collaboration, la gestion du travail doit désormais favoriser les rencontres, aussi bien professionnelles qu’informelles. Il est non seulement nécessaire de créer des lieux propices à ces rencontres (salles de détente, salles de réunion, extérieurs, etc.), mais aussi de proposer de nouvelles « activités d’entreprise » (team building, formations, afterworks, brainstorming, ateliers créatifs, etc.).
  • Développer de nouveaux services : en plus d’assurer une meilleure qualité de vie au travail, le bureau doit devenir un lieu de services à la carte. Les salariés doivent en effet y trouver des avantages qu’ils n’ont pas à leur domicile et qui facilitent leur quotidien. Conciergerie d’entreprise, drive piéton pour récupérer ses courses, activités ludiques (yoga, sport, initiations, etc.)… autant d’idées pour créer le bureau de demain.

 

 

Distanciel-présentiel : une organisation du travail en synergie

D’un point de vue organisationnel, il est important de distinguer distanciel et présentiel comme nous l’avons vu. Toutefois, le télétravail et le bureau ne doivent pas être opposés, mais bien complémentaires l’un de l’autre. Ces deux modes d’organisation du travail doivent en effet se servir mutuellement, tant pour assurer la qualité de vie au travail que l’efficacité des salariés.

Dans cette optique, il semble urgent de repenser ce qu’on peut appeler « l’expérience collaborateur », selon laquelle la satisfaction d’un salarié favorise le mieux travailler. En d’autres termes, l’outil travail se doit de devenir plus vertueux, aussi bien au bureau qu’au domicile. Pour assurer cette complémentarité et cette optimisation globale, plusieurs pistes sont envisageables pour l’entreprise et l’employeur :

  • garantir une certaine latitude aux salariés dans le mix bureau/télétravail afin de répondre aux attentes de chacun ;
  • proposer des services au bureau dont on ne dispose pas à son domicile (coaching, interventions d’expert, etc.) et inversement (possibilité de moduler sa journée selon ses impératifs personnels, etc.) ;
  • valoriser l’usage des espaces extérieurs et naturels, ces derniers pouvant faire cruellement défaut au domicile des salariés ;
  • adopter le flex-desk et le flex office au sein de l’entreprise afin de faciliter l’alternance entre salariés présentiels et télétravailleurs ;
  • mettre en place les moyens matériels assurant cette rotation (casiers de rangement individuels, planning consultable, etc.) ;
  • développer les services et espaces de travail permettant la synergie des travailleurs distanciels et présentiels (espaces de visioconférence, rencontres à l’extérieur de l’entreprise, etc.).

 

Des changements dans l’organisation du travail indispensables, à l’heure où la vision des salariés n’est plus la même : ils ne s’imaginent plus être uniquement au bureau, mais ils ne souhaitent pas non plus être à 100 % en télétravail. Un défi de taille mais qui, pourtant, participe à l’essor de l’entreprise de demain.

Une nouvelle organisation du travail avec Kandu

Analyser les qualités et défauts actuels de l’espace de travail, aménager l’entreprise pour garantir la complémentarité distanciel-présentiel, assurer la qualité de vie au travail au bureau et à domicile, renforcer la désirabilité de l’entreprise… autant de challenges auxquels vous serez confrontés, tôt ou tard, pour adapter l’entreprise à cette nouvelle organisation du travail. À vos côtés dans cette transition, Kandu vous conseille et vous guide pour assurer une parfaite synergie entre télétravail et présentiel.

Sources :

[1] Impact de la crise sanitaire sur la santé psychologique des salariés – OpinionWay pour Empreinte Humaine – 2020

 

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