Généralisation du télétravail

comment aborder la QVT ?

Télétravail et QVT, les deux font la paire

Le grand gagnant de la crise sanitaire actuelle, c’est sans nul doute le télétravail. Salvateur pour assurer le maintien de l’activité durant le confinement, il tend à se généraliser maintenant que le déconfinement est acté. Pourtant, si les salariés comme les dirigeants sont pour sa démocratisation, tout le monde s’accorde sur un point : le travail à distance peut difficilement fonctionner à long terme comme nous l’avons vécu ces derniers mois. L’enjeu ? Repenser le télétravail pour qu’il assure la qualité de vie au travail (QVT) des salariés à leur domicile… et au bureau.

Télétravail et confinement : un bilan en demi-teinte

En raison des mesures prises pour faire face au Covid-19, le télétravail s’est largement démocratisé durant ces derniers mois. Alors que seulement 7 % des salariés le pratiquaient auparavant [1], ils auraient été environ un tiers à travailler à distance pendant le confinement [2]. Plus révélateur encore de sa généralisation : 95 % des entreprises ont eu recours au télétravail pour les salariés y étant éligibles [3].

À l’heure de la reprise d’activité et éventuellement de la pérennisation du travail à distance, un bilan s’impose. À première vue, les avantages du télétravail semblent faire l’unanimité : les salariés plébiscitent en effet le gain de temps dans les transports, un environnement de travail plus calme, ainsi qu’une plus grande autonomie. Si bien que – parmi les personnes dont la fonction permet le télétravail – près de 75 % des salariés souhaiteraient continuer à travailler à distance au moins une fois par semaine [4].

Pourtant, le tableau est loin d’être totalement rose. Tout d’abord, on remarque des divergences générationnelles. Alors que les plus de 40 ans sont globalement satisfaits du télétravail, 62 % des salariés avec moins de 5 ans d’expérience le déplorent [5]. Un résultat a priori étonnant, mais qui s’explique de différentes façons : les jeunes disposent généralement d’un logement plus petit – et donc moins adapté au télétravail -, peuvent avoir des enfants à leur domicile et ont davantage besoin du soutien de leur manager. Plus inquiétant encore, le télétravail semble avoir eu un impact négatif sur le bien-être des salariés et sur certains aspects de la qualité de vie au travail (QVT). Plusieurs chiffres l’illustrent d’ailleurs parfaitement :

  • un tiers des télétravailleurs travaille dans un environnement inadapté (salon, chambre, sur le canapé, etc.) ;
  • environ 1 actif sur 2 a le sentiment d’être moins efficace dans son travail ;
  • près de la moitié des salariés s’estiment plus fatigués et ont l’impression de travailler davantage que d’ordinaire [6];
  • 44 % des salariés sont dans une situation de détresse psychologique ;
  • 26 % des télétravailleurs avouent que leur motivation professionnelle s’est dégradée [7].

 

Mettre la QVT au service du télétravail

Face à ces résultats en demi-teinte, il semble urgent de repenser le télétravail, notamment sous l’angle de la QVT. Pour y parvenir, une démarche globale s’impose afin de dresser les nouvelles fondations du travail à distance. L’entreprise peut d’ailleurs s’appuyer sur les recommandations de l’Anact (Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail) qui conseille une approche en 3 volets [8].

 

1. L’analyse des conditions actuelles de télétravail

Dans l’optique de répondre aux attentes des salariés et aux exigences de l’entreprise, il convient tout d’abord de mobiliser tous les acteurs afin de mieux appréhender les enjeux du télétravail. Cela passe notamment par :

  • la désignation d’un comité de projet, composé de la direction, des ressources humaines ou encore des représentants du personnel ;
  • la sensibilisation au télétravail et à ses risques (isolement social, surcharge de travail, réduction de la frontière vie privée-vie professionnelle, etc.) ;
  • la définition des enjeux du télétravail pour l’entreprise (un outil purement organisationnel, une réponse sociale aux problématiques professionnelles, etc.) ;
  • le décryptage de l’organisation actuelle du télétravail (salariés éligibles, activités concernées, lieux, rythme et durée, outils disponibles, management actuel, etc.) ;
  • la définition d’un périmètre d’évaluation du télétravail (équipes concernées, durée de l’évaluation, méthode d’analyse des résultats, etc.).

 

2. L’évaluation et l’analyse du télétravail

Le périmètre de l’évaluation défini, l’entreprise se doit ensuite de tester et d’analyser l’organisation actuelle du télétravail. Cette tâche peut être réalisée en suivant plusieurs étapes :

  • invitez les télétravailleurs évalués à remplir individuellement un carnet de bord, mettant en lumière les contraintes rencontrées, les ressources ayant été utilisées, les effets positifs et négatifs, ainsi que leurs suggestions ;
  • faites le point de manière collective sur le ressenti des télétravailleurs et des non-télétravailleurs durant la période d’évaluation ;
  • dressez la liste des difficultés rencontrées et des ressources consacrées au télétravail ;
  • proposez des points d’amélioration sur différents leviers (l’espace de travail, les outils, le temps de travail, le management, etc.).

 

3. L’optimisation des pratiques de télétravail

À partir de l’analyse de la situation et des pistes d’amélioration, l’enjeu final est de déployer la nouvelle organisation du télétravail, en accord avec les principes de la QVT, et d’en pérenniser l’usage. Cette ultime étape nécessite plusieurs actions :

  • réunissez le comité de projet pour analyser les propositions d’amélioration et retenir les plus pertinentes ;
  • définissez les actions à mettre en place pour rendre le télétravail plus efficace (aménagement du domicile, formation aux outils numériques, etc.) ;
  • publiez une charte afin de formaliser les nouvelles modalités de l’organisation du travail (activités télétravaillables, salariés éligibles, plages horaires, conditions de mise en œuvre et de suivi, etc.).

75%

des salariés sont convaincus que le télétravail va se développer

75 % des salariés et 65 % des dirigeants sont convaincus que le télétravail va continuer à se développer une fois la crise sanitaire passée [9].

L’indispensable personnalisation du télétravail

En plus de respecter les 3 étapes présentées précédemment, vous devez garder un élément en tête : le développement du télétravail au sein de l’entreprise est une démarche qui doit être pensée individuellement. Pourquoi ? Tout simplement car vos collaborateurs n’ont pas tous les mêmes besoins, ni les mêmes attentes en matière de travail à distance. Il faut dire qu’ils ne sont pas tous dans la même situation. La nature de leur poste, leurs préférences, les équipements dont ils disposent chez eux… autant d’éléments propres à chacun qui vont avoir un impact sur le ressenti vis-à-vis du télétravail. L’imposer à tous vos salariés sans tenir compte de leurs contraintes, c’est prendre le risque de créer des tensions et des insatisfactions.

Plutôt que de réfléchir uniquement sous le prisme du télétravail, il peut donc être judicieux de travailler plus globalement sur une organisation du travail à la fois plus libre et plus individuelle. L’enjeu étant de proposer un cadre et des outils qui répondent aux attentes réelles de chacun et, par conséquent, ont un effet bénéfique pour l’entreprise. Pour y parvenir, vous avez la possibilité d’entreprendre plusieurs actions et de les intégrer à la méthodologie proposée par l’Anact.

  • Interrogez vos collaborateurs : au moment de l’analyse des conditions de travail, questionnez vos équipes sur leurs besoins, notamment en ce qui concerne le rythme du télétravail, les outils nécessaires ou encore les modalités d’organisation.
  • Faites des compromis : s’il est important de tenir compte des attentes de vos collaborateurs, vous devez aussi penser aux impératifs de l’entreprise (efficacité, coût financier, etc.). Toute la problématique réside donc dans la recherche d’un « juste milieu », à savoir une organisation qui soit dans l’intérêt du plus grand nombre. Cela vous permettra notamment de définir un rythme de télétravail adapté aux contraintes de l’entreprise et aux envies de chacun.
  • Personnalisez votre organisation : à partir du planning établi entre télétravail et présentiel, il est nécessaire d’adapter votre organisation pour chaque salarié. Le management et les outils doivent en effet répondre au rythme adopté individuellement par vos collaborateurs. À titre d’exemple, un salarié 100 % en télétravail et un autre seulement 1 ou 2 jours par mois n’auront pas les mêmes besoins.
  • Restez souple : tout l’intérêt d’une organisation plus libre est de favoriser le bien-être et, indirectement, l’efficacité de vos collaborateurs. Il peut donc être judicieux de faire preuve de davantage de souplesse quant au travail de vos équipes. Tout en préservant l’intérêt de l’entreprise, vous pouvez accepter que le lieu de télétravail soit variable (domicile, espace de coworking, lieu de villégiature, etc.), que vos salariés puissent parfois déroger aux règles (travail partiel pour s’occuper d’un enfant malade, etc.) ou même qu’ils modifient occasionnellement leur rythme télétravail/présentiel en fonction de leurs contraintes du moment.

 

Les actions au service de la QVT et du télétravail

Dans l’optique de mieux concilier QVT et télétravail, l’entreprise doit adopter un certain nombre d’actions comme nous venons de le voir. Si l’adaptation de l’environnement de travail en raison de la crise sanitaire est une évidence, d’autres solutions peuvent être mises en place au cas par cas. Parmi les pistes d’amélioration envisageables, certaines sont tout particulièrement pertinentes :

  • l’instauration d’une rotation entre travail présentiel et télétravail, dans la mesure où seulement 16 % des salariés souhaitent travailler à distance à temps complet ;
  • l’adoption du flex-desk – couplé à des mesures d’hygiène drastiques et à la création de caissons individuels de rangement – permettant l’alternance entre télétravailleurs et travailleurs présentiels (la création de « binômes » partageant un même bureau peut être intéressante pour limiter les tensions entre salariés) ;
  • l’adaptation de l’environnement de travail au sein de l’entreprise afin qu’il favorise le télétravail, simplifie la rotation des équipes et rende le bureau plus « désirable » (mobilier de meilleure qualité, salles de visioconférence, casiers de rangement individuels, etc.) ;
  • le prêt de matériel pour aménager le domicile du télétravailleur (bureau, chaise, clavier, etc.) ou l’identification de tiers-lieux accessibles pour ceux ne pouvant pas s’aménager une zone de travail dédiée au sein de leur logement ;
  • la formation des managers aux règles de gestion à distance des salariés (prévention des risques, évaluation du travail réel, échanges réguliers, identification des télétravailleurs en difficulté, etc.) ;
  • la formation des télétravailleurs aux outils numériques mis à leur disposition (accès à un serveur, utilisation de logiciels SaaS, usage d’un slack, etc.) et à la nouvelle organisation du travail ;
  • l’encadrement des conditions temporelles du travail (plages horaires de travail et de disponibilité, temps de pause, droit à la déconnexion, etc.) ;
  • l’organisation régulière de visioconférences pour faire le point sur le travail et sur les difficultés rencontrées, tout en évitant l’isolement ;
  • la création de rituels permettant de structurer la journée de travail (réunion matinale, mail de déconnexion en fin de journée, le « visio apéro » de fin de semaine, etc.) ;
  • la publication d’une charte télétravail formalisant la nouvelle organisation en vigueur.
L’environnement de travail, une clé du télétravail

Aussi paradoxal que cela puisse sembler, l’optimisation du télétravail doit passer par l’amélioration des locaux de l’entreprise. Le travail à distance nécessite en effet d’adapter l’entreprise à cette nouvelle organisation et de proposer des « solutions » inaccessibles à domicile. Refonte de l’aménagement pour favoriser le flex-desk, amélioration des qualités physiques du travail (acoustique, luminosité, etc.), création de nouveaux espaces et outils (casiers de rangement, salles de visioconférence, etc.)… autant de projets pour lesquels Kandu peut vous accompagner, et ce, toujours dans une même optique : assurer la qualité de vie au travail, au sein de l’entreprise comme à distance.

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